Gerir pessoas e questões financeiras pode ser complicado. Mas cabe ao administrador garantir que a sua função é exercida o mais tranquilamente possível. Saiba como.
Uma gestão financeira eficaz é absolutamente necessária para o bom funcionamento do condomínio. Para otimizar essa gestão, partilhamos 15 dicas essenciais para administradores de condomínio.
- É essencial elaborar um orçamento no início de cada ano e, no final, fazer o fecho de contas. Deve ainda preparar a sua apresentação aos condóminos.
- No orçamento anual têm de constar todas as estimativas, despesas, receitas e ideias consideradas relevantes para a execução do próximo ano de administração.
- Depois de encontrados todos os valores a ter em conta para o orçamento, há que avaliar alguns dos gastos fixos, de modo a ponderar a sua diminuição e equilíbrio das contas, caso seja necessário. Por exemplo, avaliar se é melhor manter a empregada de limpeza ou contratar uma empresa para a prestação desse serviço.
- Avaliar as condições do edifício, prevendo eventuais obras de manutenção e quantificá-las no orçamento é também uma excelente opção para depois se poder considerar um valor extra na quota.
- Nunca esquecer a contribuição das quotas para o fundo comum de reserva (obrigatório por lei), o qual deve corresponder, no mínimo, a 10% do valor da quota estipulada. Por exemplo, a uma quota mensal de 20 euros deverá contribuir com dois euros para o fundo comum de reserva. Ou seja, o valor mensal da quota deverá ser de 22 euros. No caso de edifícios mais antigos é desejável que essa percentagem seja superior a 10%, uma vez que é expectável a realização de obras com maior regularidade.
- Para uma gestão do dia a dia eficaz e uma apresentação de contas simplificada, organize, ao longo do ano, os documentos em pastas, por categorias e numerados, e faça o seu registo. Por exemplo, organizar por produtos de limpeza, quotas, seguros, etc., em Excel, livro de registo ou software específico.
- Todos os meses deve elaborar o mapa de quotas, cobrar as mesmas e emitir os respetivos recibos. Não se esqueça, ainda, de liquidar as faturas dos fornecedores (água, luz, elevadores, etc.) e depositar as verbas cobradas caso as mesmas não tenham sido pagas por transferência bancária.
- Ao longo do ano, há que rentabilizar os saldos excedentários em contas à ordem ou poupança, além de fazer uma análise das despesas bancárias, procurando alternativas mais rentáveis.
- Sempre que possível, é aconselhável fazer os movimentos financeiros por transferência bancária (home banking).
- Outra preocupação habitual do administrador deve ser a de fazer uma comparação entre os valores gastos e os orçamentados por categoria. Só assim se consegue antever eventuais “deslizes” no orçamento.
- É desejável ter atenção aos investimentos que se faz com o numerário excedente do condomínio. Os valores que são aplicados não são do administrador, mas sim de todos os condóminos.
- Na reunião de fecho de contas, há que apresentar mapas percetíveis e simples. No prédio não moram só contabilistas.
- O resumo financeiro ou balancete deve resumir, por categoria de despesas e receitas, os valores recebidos e gastos. Ter à mão o detalhe das respetivas despesas é uma boa ideia. Deste modo, consegue-se, facilmente, esclarecer qualquer questão colocada.
- De modo a facilitar os trabalhos durante a assembleia de condóminos, ao enviar a convocatória pode juntar uma cópia das contas. Este gesto permite que todos tenham um contacto prévio com as contas e as respetivas justificações.
- Lembre-se: a incorreta abordagem da administração de um condomínio põe em causa o zelo do património comum, que pode levar à sua degradação, bem como à eventual ocorrência de qualquer fatalidade que o possa danificar.
